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23 de noviembre | 2022
Si tienes que trabajar desde casa ya te habrás dado cuenta de que no resulta sencillo. Existen muchas distracciones y no es fácil concentrarse y establecer la disciplina necesaria. En este artículo vas a encontrar 11 sencillas recomendaciones que te ayudarán a sacar el mejor partido del teletrabajo: desde una correcta planificación hasta la necesidad de un espacio adecuado o un merecido descanso.
Vas a encontrar también aquí una serie de herramientas para organizar tu tiempo de acuerdo a los objetivos más importantes: TickTick, Google Calendar, Do! o Trello. Cuando teletrabajas, es importante saber tanto lo que tienes que hacer como lo que debes evitar en todo caso. Los beneficios son rápidos y evidentes: mayor productividad, reducción de estrés y cansancio, una mayor paz mental.
Sigue los siguientes 11 consejos y rinde mucho mejor con tu teletrabajo.
Lo primero que se necesita para cumplir con las responsabilidades laborales o de cualquier tipo es planificar, de manera que se establezca una forma y un lapso de tiempo para lograr las metas asignadas. Esta planificación implica varios pasos:
1) Al iniciar la jornada de cada día o al terminarla, dedica al menos 30 minutos para trazar un plan de acción; es decir, puntualizar tareas que están pendientes de realizar, cuánto tiempo te llevará, qué recursos necesitas y cuántos tienes. Si trabajas por tu cuenta, sin un jefe que te fije instrucciones, debes planificar tu día y evitar distracciones.
2) Establece objetivos realistas y claros que puedas cumplir en ese período de tiempo.
3) Agrega planes o soluciones alternativas en caso de que no puedas cumplir tu planificación.
4) Descarga aplicaciones que te permitan sincronizar la agenda con todos tus dispositivos. PCWorld España, un site informativo reconocido sobre el mundo de la tecnología, plantea apps infalibles para organizarte mejor:
a) TickTick
Es un gestor de tareas multiplataforma, es decir que funciona para registrar las actividades que debes hacer, generar alertas y al mismo tiempo funciona como calendario. Puedes organizar según la prioridad, con distintos colores, listas e incluso asignar plazos.
b) Do!
App ideal para realizar lista de asignaciones, compartirla con tus amigos, crear notas, asignar pasos para lograr un objetivo, adjuntar archivos. Sincroniza con Outlook, Dropbox y cualquier cuenta de Microsoft.
c) Trello
Es un gestor de proyectos de mayor envergadura, donde podrás trabajar con grupos grandes para compartir las tareas. Como ves, tiene un carácter colaborativo, así que es de gran ventaja cuando trabajas en casa y debes manejar planificaciones con otros compañeros.
d) Google Keep
La clave de esta herramienta es su manera de facilitar el trabajo, pues además de ser un planificador y calendario toma notas por ti; es decir, que puedes usar la opción "nota de voz" y Google Keep transcribirá lo que digas. También es posible adjuntar archivos, fotos y asignar listas de tareas.
Crea recordatorios, alertas, programa citas, marca reuniones, cumpleaños y todo aquello que tenga que ver con organización de actividades; lo mejor es que está sincronizado con el correo de Gmail y es gratuito.
Al momento de elaborar la planificación toma en cuenta que debes cumplir los objetivos o tareas prioritarias en primer lugar. No es igual algo importante a algo urgente y esto dependerá en gran medida al trabajo que desempeñes. ¿Cómo lo haces? La mejor forma es creando listas con categorías A, B, C, donde "A" será las tareas más urgentes y "C" lo último que deberás realizar.
Llevar un control te ayudará a concentrarte y enfocarte sin abarcar más de lo que puedes hacer; de lo contrario te sentirás abrumado, colapsado por el estrés y, lejos de prestar atención, estarás preocupado por resolver todo al mismo tiempo.
Así como esta estrategia da resultado en las batallas, en este caso también genera sus frutos porque te ayuda a ir paso a paso de manera disciplinada. Se trata de que cada objetivo principal que debas cumplir tienes que dividirlo en varias tareas, repartiendo labores para tratar de aligerar la carga y destinar toda tu atención en un pequeño propósito accesible, simple y de rápido cumplimiento.
Dividir es un mecanismo ideal cuando sientes que las cosas se están saliendo de control y cada vez te queda menos tiempo. Entonces es momento de pensar qué necesitas hacer para lograr tus objetivos; en otras palabras, estructurar un plan de acción paso a paso.
Así como necesitamos unas condiciones específicas para dormir o para comer, también necesitamos orden para trabajar:
- Empecemos por alejar las distracciones, por ejemplo el móvil, con las notificaciones de mensajes o correos que generan ansiedad y hacen que restes atención al trabajo. La solución es silenciarlo. Claro que debes tener la voluntad de no revisarlo cada minuto, pero la clave es que no escuches las alertas.
- Si estás trabajando en el ordenador también recomendamos cerrar o inhabilitar las alertas de notificaciones y trabajar a pantalla completa.
- Al trabajar desde casa la pérdida de concentración puede ser más frecuente porque se suele mezclar las tareas del hogar con el trabajo y se usan espacios donde existe demasiada comodidad como para quedarse dormido, o es un lugar que no te ayuda a enfocarte. Lo que debes hacer es mentalizarte de cumplir un horario laboral sin interrupciones y respetarlo. Estás en tu oficina virtual, no realices tareas hogareñas durante el tiempo de trabajo.
Condiciones físicas para trabajar
El grupo internacional que gestiona centros de negocios, ICON Business Centre, indica que es importante contar con un buen espacio de trabajo porque mejora la productividad, la concentración, la creatividad, la motivación y disminuye el estrés. Para ello el entorno debe ser:
• Limpio y ordenado, que favorezca el orden de la mente y no distraiga la atención mientras estas tratando de concentrarte.
• Con una buena distribución que aporte comodidad y facilite la movilidad.
• Con buena iluminación para que la vista esté descansada, lo cual influye directamente en la salud.
• Que sea un espacio propio o privado donde no existan distracciones, dedicado exclusivamente al trabajo.
Saber gestionar las emociones y tomar conciencia de lo que realizas te ayudará a concentrarte. El reconocido portal de Psicología y Mente explica que el mindfulness es una técnica de meditación donde se hace una autoexploración emocional, se desarrolla la capacidad de concentración sobre todo lo que influye y sucede alrededor, reconociendo y enfrentando lo que se vive.
Aseguran que se debe practicar por lo menos durante media hora al día, aunque si eres nuevo en esto con 10 minutos bastará para irte familiarizando. Ha de ser un lugar tranquilo, donde estés cómodo y no existan interrupciones, desconecta el teléfono y cualquier dispositivo que te pueda robar la atención.
Cuando usas un temporizador es más fácil disciplinarte para cumplir los tiempos previstos, de manera que tendrás que concentrarte para alcanzar los plazos estipulados en la agenda. Al principio, podrá parecerte mucha presión pero cuando te mentalizas para cumplir lapsos te concentrarás para lograr la meta.
Otro beneficio de usar un temporizador es para obligarte a hacer pausas. Lo mejor es trabajar en bloques de 60 a 90 minutos y entre ciclos reposar, esto permitirá relajarte y reforzar la atención cuando reinicies el trabajo.
Las notas pueden usarse a nuestro beneficio de diversas formas. Pueden ser un recordatorio de una tarea por hacer, una idea que surgió de momento, una asignación pendiente, una motivación, algo aprendido que necesitas practicar. Ya sea en tu móvil, tableta, ordenador o de la forma tradicional escribiendo en un papel, tomar notas será un gran aliado en el proceso de enfocarte a cumplir lo que te has propuesto.
El tener una agenda planificada no sólo se basa en completar las tareas cada día sino en verificar los avances, el desempeño y los resultados, porque así podrás concentrarte en ver lo que te falta, las debilidades en alguna área, cómo mejorar y fortalecer el rendimiento. Se trata de hacer ajustes para mejorar ese trabajo desde casa y obtener resultados exitosos.
Cuando trabajas desde casa corres el riesgo de desconcentrarte fácilmente y que no te des el tiempo necesario para descansar. Estos son dos aspectos que necesitas controlar. Entre cada bloque de 60 minutos descansa 10 minutos, relájate, levántate, camina, escucha un poco de música.
Investigaciones realizadas demuestran que la concentración se incrementa cuando existe un período de reposo entre actividades, porque alivias la tensión y le das un receso al cerebro antes de reiniciar la labor.
Lo que explicamos antes sobre mindfulness es una forma de ejercitar la mente a través de la meditación, pero existen muchas maneras igual de efectivas como jugar al ajedrez, hacer crucigramas, sudokus y sopa de letras, que son un entrenamiento mental para promover la concentración, la agilidad y la memoria. De hecho, son estrategias para mantener a raya la demencia senil o el alzheimer.
En cuanto a la práctica de ejercicio corporal, es una efectiva manera de liberar endorfinas, relajarse, aclarar la mente, además es saludable para el funcionamiento del organismo. Debes ejercitarte al menos 3 veces por semana, durante una hora como mínimo; ya verás que lograrás liberar tensión y mantener cautiva la concentración más fácilmente cuando trabajes.
11. Duerme y aliméntate
Al dormir las horas adecuadas para un adulto (de 6 a 8 horas), tu cerebro se reactivará tras cada noche de descanso y será mucho más sencillo cualquier proceso, ya sea ejecutar una planificación, aprender algo, construir una opinión, hacer análisis, etc. Al contrario, la falta de sueño afecta el rendimiento y la claridad.
El alimento es la energía que se necesita para arrancar cada día, con él aportas los nutrientes que requiere el organismo para funcionar y cumplir los procesos, incluido el trabajar. Si tienes hambre no podrás concentrarte y desencadenarás reacciones que a la larga pueden acarrear problemas de salud. Haz comidas equilibradas y saludables, sin azúcares, bebidas energéticas o cafeína en exceso, como suele pasar cuando tenemos mucho trabajo por hacer.
